01 · Titolare del trattamento e contatti
Il titolare del trattamento è Ketian Ltd., gestore del progetto NexLife, con sede operativa in Via San Giovanni 116, 46028 Sermide e Felonica (MN), Italia, iscrizione CCIAA REA MN-262449, P.IVA/C.F. 02554060208.
Per informazioni sul trattamento, per esercitare i tuoi diritti o per segnalare un problema di riservatezza puoi scrivere a info@nexlife-ai.com oppure alla PEC ketianltd.notifiche@casellapec.com, indicando nell’oggetto «Privacy NexLife».
Puoi anche inviare una richiesta scritta al titolare presso la sede operativa indicata. Non allegare password, codici di accesso o documenti sanitari a una semplice richiesta di informazioni. Se occorrono elementi ulteriori per identificarti, saranno richiesti soltanto quelli proporzionati alla richiesta.
02 · A quali servizi si applica questa informativa
Questa informativa riguarda la navigazione nelle pagine NexLife, i contatti, la registrazione e la gestione dell’account, le notifiche operative, le domande di adesione professionale e le richieste organizzative della fase di collaudo. È predisposta ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), nel quadro della normativa italiana applicabile sulla protezione dei dati personali.
Nella fase descritta sono utilizzati dati personali effettivi per account, contatti e referenti professionali. Il contenuto delle richieste, dei messaggi di prova e degli allegati deve invece essere inventato e non riferibile a pazienti reali. Gli stati della pratica, le proposte e gli appuntamenti visualizzati durante il collaudo hanno valore di simulazione.
Il collaudo non è un servizio di diagnosi o cura, non costituisce una prenotazione sanitaria reale e non è un canale per le urgenze. Non inviare ricette, referti o altri dati sanitari autentici. I pagamenti di prova restano nell’ambiente sandbox.
Il modulo separato Nexa Translate non è descritto da questa informativa. I trattamenti di quel servizio richiedono informazioni proprie; il presente testo non attesta una verifica di tutti i moduli disponibili sul dominio.
Riferimento: GDPR — testo e riferimenti ufficiali.
03 · Categorie di dati e provenienza
Trattiamo, secondo le funzioni utilizzate:
- dati dell’account: nome e cognome del titolare, email, identificativo dell’account, password conservata mediante hash, stato dell’account e della verifica email, date di registrazione e accesso;
- dati di contatto: nominativo, email, eventuale telefono, organizzazione, provincia, tipo di richiesta, testo del messaggio e informazioni necessarie a rispondere;
- dati dei profili professionali: tipo di profilo, denominazione dell’attività, referente, riferimenti professionali o identificativi richiesti, specialità, provincia, comune, servizi dichiarati, stato e motivazioni della verifica;
- dati del collaudo: riferimento della richiesta, servizio simulato, preferenze organizzative, messaggi, proposte, stati della prova e file fittizi associati all’account;
- dati tecnici e di sicurezza: indirizzo IP, informazioni sul browser, sessione, accessi, eventi e tentativi rilevanti per la sicurezza, tempi e risultati delle operazioni;
- prove delle dichiarazioni: versione dei documenti resi disponibili, data delle dichiarazioni, identificativi e impronte necessarie a documentare l’evento;
- dati dei pagamenti simulati: importo e valuta della prova, riferimento tecnico del checkout ed esito del tentativo, quando utilizzi la relativa funzione;
- dati relativi alle comunicazioni operative: destinatario, tipo di comunicazione, esito e tentativi di invio, scadenze e informazioni tecniche strettamente necessarie alla gestione della consegna.
I dati provengono principalmente da te e dall’utilizzo del servizio. Quando operi per un’organizzazione, i dati del referente possono essere forniti da chi presenta la domanda per conto dell’organizzazione. Questa informativa riguarda anche il referente di cui l’organizzazione comunica i dati. Per sapere quali dati e quale fonte lo riguardano, il referente può contattare il titolare. Eventuali ulteriori raccolte da fonti esterne richiedono informazioni specifiche e una base giuridica pertinente.
Non inserire informazioni su pazienti, familiari o altre persone nei campi dedicati alla descrizione dell’attività professionale. Anche il nome di un file, una nota o il tipo di visita richiesto possono rivelare informazioni sulla salute quando si riferiscono a una persona reale.
04 · Finalità e basi giuridiche
Utilizziamo i dati per le finalità e secondo i presupposti indicati di seguito. La registrazione non è un consenso generale a qualunque trattamento.
| Finalità | Operazioni | Base giuridica e interesse perseguito |
|---|---|---|
| Account e accesso | Registrazione, verifica email, autenticazione, recupero e gestione dell’account richiesto. | Art. 6.1.b GDPR: esecuzione del servizio richiesto e misure precontrattuali pertinenti. |
| Contatti e assistenza | Rispondere a richieste di informazioni, collaborazione o supporto. | Art. 6.1.b per richieste precontrattuali; art. 6.1.f per gli altri contatti pertinenti all’attività del titolare, al fine di dare riscontro. |
| Adesioni professionali | Esaminare i dati dichiarati, chiedere correzioni, verificare i requisiti pertinenti e comunicare l’esito. | Art. 6.1.b per il servizio richiesto dall’interessato; art. 6.1.f per i dati del referente diverso dal contraente, per gestire il rapporto con l’organizzazione rappresentata. |
| Prove del servizio | Gestire richieste, messaggi e pagamenti simulati e risolvere problemi del percorso di collaudo. | Art. 6.1.b per i dati personali associati al servizio di prova. Casi e allegati devono essere fittizi. |
| Notifiche operative | Inviare conferme, recupero dell’accesso e avvisi sull’account o sulla prova. | La base del servizio o della misura di sicurezza cui si riferisce l’avviso. Nessuna iscrizione automatica a comunicazioni promozionali. |
| Sicurezza | Prevenire accessi non autorizzati e abusi, proteggere il servizio e analizzare incidenti. | Art. 6.1.f: interesse alla sicurezza di account e infrastruttura, nei limiti necessari e proporzionati. |
| Prove e contestazioni | Documentare le dichiarazioni e le versioni dei documenti resi disponibili; gestire contestazioni specifiche. | Art. 6.1.f: interesse a dimostrare gli eventi pertinenti e a tutelare i diritti del titolare, con conservazione limitata. |
| Diritti privacy e obblighi applicabili | Gestire le richieste degli interessati e gli adempimenti privacy effettivamente dovuti. | Art. 6.1.c, in relazione agli obblighi applicabili del GDPR, fra cui gli artt. 12–22 e, se ricorrono i presupposti, 33–34. |
I trattamenti fondati sul legittimo interesse richiedono un bilanciamento con i tuoi diritti, considerando necessità, aspettative ragionevoli e misure di protezione. Puoi chiedere informazioni e opporti nei casi previsti. Il legittimo interesse non consente da solo il trattamento di dati sanitari.
La presa visione dell’informativa, l’accettazione dei termini del servizio e un eventuale consenso hanno funzioni distinte. L’accettazione dei termini non equivale a consenso al marketing, all’uso di dati sanitari reali, alla loro comunicazione indiscriminata ai partner o all’addestramento di sistemi AI.
Riferimento: Garante — principi, basi giuridiche e trasparenza.
05 · Dati obbligatori, facoltativi e conseguenze del mancato conferimento
I dati necessari dipendono dalla funzione richiesta e dai campi obbligatori del relativo modulo. Senza email e dati essenziali non è possibile creare o verificare l’account; senza recapito e contenuto della richiesta non è possibile rispondere al contatto.
Per un profilo professionale servono i dati specifici del tipo scelto: ad esempio specialità e riferimento all’Ordine per il medico, identificativo per la farmacia, descrizione dei servizi per strutture e attività di supporto. Se mancano le informazioni necessarie, l’adesione può restare incompleta o richiedere integrazioni.
Le informazioni ulteriori non necessarie non devono essere inserite. La scelta di non ricevere eventuali future comunicazioni promozionali non deve impedire l’accesso al servizio richiesto.
06 · Profili professionali, verifica e accesso alle pratiche
Le richieste di adesione e i relativi dati sono esaminati dallo staff autorizzato. Lo storico conserva gli eventi e le motivazioni necessari a comprendere invio, correzione, approvazione o sospensione.
La verifica dell’email attiva l’account personale. L’approvazione di un profilo registra l’esito dell’adesione; non attribuisce automaticamente la facoltà di consultare dati o documenti di altri utenti. Gli eventuali permessi operativi richiedono un’assegnazione distinta e coerente con l’incarico; la scelta del profilo non basta a ottenerli.
I nuovi profili non costituiscono, per effetto del solo invio, un elenco pubblico di professionisti. Prima di una futura pubblicazione saranno indicati i dati visibili, gli scopi, la base giuridica e le modalità di aggiornamento. Un eventuale badge non sostituisce i controlli professionali o le autorizzazioni richieste dalla legge.
07 · Dati sanitari e invii effettuati per errore
Non inviare ricette autentiche, referti, immagini diagnostiche, documenti d’identità o altri dati sanitari reali nelle richieste di collaudo. Il divieto riguarda anche messaggi, note, schermate e nomi dei file. Anche il tipo di visita può rivelare lo stato di salute di una persona. Un documento oscurato solo in parte non è anonimo se la persona è ancora identificabile.
Se hai inviato per errore un contenuto reale, segnala subito il riferimento della richiesta a info@nexlife-ai.com, con oggetto «Invio errato di dati personali». Non allegare nuovamente il documento e non inserirlo in altre pratiche per chiedere assistenza.
La segnalazione deve essere affidata al personale autorizzato per valutare limitazione degli accessi, rimozione del contenuto e altre misure necessarie, comprese quelle relative a copie e backup. Il contenuto non deve essere inoltrato ai partner o utilizzato per prove o sviluppo di AI. L’invio accidentale non autorizza ulteriori usi del dato. La documentazione dell’intervento deve limitarsi alle informazioni indispensabili, senza conservare per questo solo scopo una copia integrale del documento.
L’eventuale avvio di servizi per pazienti reali richiederà una diversa disciplina dei trattamenti, con distinzione fra attività organizzativa della piattaforma e attività di cura del sanitario, individuazione dei ruoli e delle condizioni applicabili ai dati sulla salute. Questa esigenza riguarda anche richieste private senza ricetta. L’account di prova non abilita a gestire dati di familiari o altre persone.
Riferimento: Garante — piattaforme pazienti e professionisti, Compendio 2024.
08 · Destinatari e fornitori del servizio
Possono accedere ai dati le persone autorizzate da Ketian Ltd. per assistenza, amministrazione, verifica delle adesioni, gestione delle prove e manutenzione, entro i limiti necessari al rispettivo incarico.
Aruba è il fornitore dell’hosting. Le altre categorie di possibili destinatari tecnici sono i fornitori di posta, manutenzione, sicurezza e copie di sicurezza effettivamente coinvolti nel servizio. Per i soggetti che operano per conto del titolare sono necessari accordi e istruzioni conformi all’art. 28 GDPR. Questa informativa non attesta la verifica dei contratti e di tutti i subfornitori.
SumUp è utilizzato per il collaudo dei pagamenti nella sandbox. L’apertura del checkout comporta il passaggio al servizio del fornitore e la gestione dei riferimenti tecnici della prova. Non utilizzare carte reali e non scrivere numeri di carta o codici di sicurezza nei messaggi NexLife. Il presente testo non descrive né abilita pagamenti reali.
L’adesione di medici, farmacie, strutture o servizi di supporto non rende disponibili a tutti i partner i dati degli utenti. L’eventuale comunicazione di una pratica richiede un destinatario individuato, uno scopo pertinente e un presupposto giuridico adeguato. I ruoli privacy dipendono dall’attività concretamente svolta.
I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità e consulenti quando sussiste un obbligo applicabile o una necessità circoscritta di tutela dei diritti. Non è prevista la vendita dei dati personali o la diffusione di dati sanitari. Puoi richiedere informazioni sui destinatari che riguardano il tuo trattamento ai contatti del punto 1.
09 · Luoghi del trattamento e trasferimenti internazionali
La sede operativa italiana del titolare e il nome del fornitore di hosting non dimostrano, da soli, dove si svolgano tutti i trattamenti. Vanno considerati anche posta, copie di sicurezza, subfornitori ed eventuali accessi di assistenza da altri Paesi.
Le localizzazioni effettive di questi servizi non sono ancora state confermate. Non viene quindi attestato che tutti i dati rimangano in Italia o nello Spazio economico europeo, né che siano già verificate le garanzie di eventuali trasferimenti verso Paesi terzi. Le informazioni sui flussi effettivi sono ancora in corso di verifica; il titolare aggiornerà questo punto quando tali verifiche saranno concluse. La pubblicazione resta riferita alla fase di collaudo descritta al punto 2.
Quando un trattamento comporta un trasferimento fuori dallo Spazio economico europeo, occorre identificarne destinatari, Paesi e presupposti applicabili ai sensi degli artt. 44 e seguenti del GDPR, indicando come ottenere informazioni o copia delle garanzie pertinenti. Le informazioni possono essere richieste ai contatti del punto 1. Il canale di contatto non sostituisce le indicazioni che devono essere rese nell’informativa sui trasferimenti effettivamente presenti.
Riferimento: Garante — principi, basi giuridiche e trasparenza.
10 · Conservazione e cancellazione
Il titolare ha approvato i seguenti periodi e criteri per la fase di collaudo. Sono scelte di limitazione della conservazione e non scadenze imposte indistintamente dalla legge. L’attuazione tecnica delle cancellazioni è ancora da verificare: non viene attestata una cancellazione automatica già attiva. Puoi richiedere accesso, rettifica o cancellazione ai contatti del punto 1; i diritti e i relativi termini sono descritti al punto 15.
| Rif. | Dati | Periodo o criterio approvato |
|---|---|---|
| R1 | Account non verificati | 30 giorni dalla registrazione, se l’email non viene verificata. |
| R2 | Account di collaudo verificati | Per la partecipazione alla prova. Revisione dopo 12 mesi senza accesso; proposta di chiusura con preavviso di 30 giorni. Dati ordinari eliminati entro 30 giorni dalla chiusura. |
| R3 | Richieste, messaggi, allegati e PDF fittizi | 90 giorni dalla chiusura della prova. Riesame delle prove ancora aperte dopo 180 giorni dall’ultimo aggiornamento. |
| R4 | Profili in verifica, respinti o da correggere | 90 giorni dalla chiusura dell’adesione non completata |
| R5 | Profili approvati e storico essenziale | Durante il rapporto di prova; 6 mesi dalla cessazione, salvo una contestazione specifica documentata. |
| R6 | Contatti ordinari e corrispondenza | 12 mesi dall’ultima risposta o dalla chiusura del contatto. Se nasce un rapporto distinto, applicare la relativa politica. |
| R7 | Log tecnici e di sicurezza | 30 giorni dall’evento; conservazione ulteriore soltanto per incidenti o esigenze specifiche documentate. |
| R8 | Contenuto delle email nella coda tecnica | Rimozione quando non serve più per invio, scadenza e gestione dell’esito; metadati diagnostici essenziali fino a 30 giorni dall’esito definitivo. |
| R9 | Prove dei termini e dell’informativa resa | 12 mesi dalla chiusura dell’account o della relativa adesione, limitando i dati a prova e identificativi necessari. |
| R10 | Gestione delle richieste privacy | 12 mesi dalla chiusura della richiesta, conservando soltanto gli elementi necessari a documentare il riscontro. |
| R11 | Backup | Obiettivo di rotazione massima di 35 giorni dalla creazione della copia. |
I periodi riguardano i dati personali associati alle rispettive attività, anche quando il contenuto del caso è inventato. La chiusura dell’account e la cancellazione di un singolo allegato sono operazioni diverse. L’applicazione comprende archivi, file, copie derivate, code tecniche e corrispondenza pertinente; per i contatti ordinari si applica R6, per la coda di invio R8.
Una conservazione ulteriore è limitata ai dati necessari per un obbligo applicabile, un incidente o una contestazione concreta, con motivo, accessi e termine documentati. L’eccezione non giustifica la conservazione indiscriminata dell’intera pratica. Le prove ancora aperte devono essere riesaminate e, quando non più necessarie, chiuse.
Per i backup, i 35 giorni costituiscono l’obiettivo approvato di rotazione massima, la cui attuazione resta da verificare. La cancellazione dall’archivio corrente non implica l’eliminazione istantanea da una copia di sicurezza. Un ripristino richiede misure per evitare il riutilizzo ordinario di dati già eliminati. I file scaricati dall’utente sul proprio dispositivo restano fuori dal controllo diretto di NexLife.
11 · Modalità di trattamento e protezione
Il trattamento avviene con strumenti informatici e con l’intervento delle persone incaricate per le attività necessarie. Nell’applicazione sono previsti hash delle password, autenticazione e controlli di sessione. Il livello di protezione deve essere mantenuto adeguato ai dati e ai rischi del servizio attivato; questa informativa non certifica un audit completo della sicurezza.
Le regole di gestione richiedono accessi limitati all’incarico, permessi distinti, protezione degli archivi, attenzione alle copie e gestione degli incidenti. Non condividere le credenziali e segnala tempestivamente accessi sospetti. Le segnalazioni di errori e le notifiche operative devono evitare dati riservati non necessari.
Se si verifica una violazione dei dati personali, il titolare deve valutarne rischio e conseguenze, documentare l’accaduto e applicare gli obblighi di notifica e comunicazione quando dovuti. La segnalazione di un allegato inviato per errore richiede una valutazione concreta e non determina automaticamente una notifica all’autorità.
Riferimento: Garante — violazioni dei dati personali.
12 · Cookie e altri strumenti sul dispositivo
L’area personale e la protezione del modulo contatti utilizzano il cookie tecnico di sessione nexlife_session, necessario per le funzioni richieste. Il blocco può impedire accesso o invio dei moduli.
Il pannello «Preferenze cookie» consente di salvare la scelta «Solo necessari» con il cookie tecnico nexlife_cookie_preferences, valido per 180 giorni sul browser e dispositivo in uso. Non contiene un identificativo personale e non costituisce consenso al marketing o accettazione dei termini. I tecnici necessari restano attivi.
Nelle pagine e nelle risorse NexLife controllate non sono stati rilevati strumenti facoltativi di statistica o pubblicità. L’inventario, i limiti delle verifiche, le durate e le modalità di scelta sono descritti nella Cookie Policy. Gli strumenti soggetti a consenso, se introdotti, dovranno restare inattivi fino a una scelta valida.
Puoi riaprire il pannello «Preferenze cookie» e gestire o eliminare i dati del sito tramite il browser. Le verifiche NexLife non si estendono al modulo separato Nexa Translate o ai domini esterni del checkout.
Riferimento: Garante — cookie e strumenti di tracciamento.
13 · Comunicazioni promozionali
Le conferme di registrazione, i messaggi di recupero dell’accesso e gli avvisi sul servizio richiesto hanno natura operativa. La registrazione o l’invio di una richiesta di informazioni non costituiscono, da soli, iscrizione a una newsletter.
Questa versione non introduce campagne promozionali. Un eventuale servizio di marketing richiederà informazioni specifiche su finalità, destinatari, base giuridica, durata e modalità di disiscrizione; quando necessario, il consenso sarà richiesto separatamente. La scelta di non ricevere pubblicità non impedisce di chiedere assistenza o utilizzare il servizio richiesto.
14 · Intelligenza artificiale e decisioni automatizzate
L’assistente AI dell’area richieste NexLife non è ancora collegato. Secondo quanto dichiarato dal gestore, OpenAI è utilizzato come strumento interno per sviluppare NexLife e non come servizio che elabora le richieste degli utenti di quest’area.
Le nuove adesioni professionali sono esaminate dallo staff. I percorsi qui descritti non prevedono decisioni cliniche dell’AI o decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato con effetti giuridici o analogamente significativi per l’utente. La scelta del tipo di profilo non assegna automaticamente permessi operativi.
Prima di una futura integrazione rivolta agli utenti saranno necessarie informazioni su funzione, fornitore, dati inviati, finalità, conservazione e trasferimenti, oltre alle valutazioni e alle tutele pertinenti. L’uso interno di strumenti di sviluppo non autorizza l’inserimento di credenziali, documenti sanitari o dati degli utenti nei relativi servizi. Il modulo Nexa Translate resta fuori dall’ambito di questa descrizione.
15 · Diritti e modalità per esercitarli
Nei casi e alle condizioni previsti dal GDPR puoi chiedere:
- accesso ai tuoi dati e alle informazioni sul trattamento;
- rettifica dei dati inesatti e integrazione di quelli incompleti;
- cancellazione o limitazione del trattamento, quando ne ricorrono i presupposti;
- portabilità dei dati trattati con mezzi automatizzati sulla base di consenso o contratto, nei limiti applicabili;
- opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, per motivi connessi alla tua situazione, e al marketing diretto;
- revoca di un consenso eventualmente prestato, senza effetti sulla liceità del trattamento precedente.
Puoi rivolgerti ai contatti del punto 1. Il riscontro è fornito senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese. Per complessità o numero delle richieste il termine può essere prorogato di altri due mesi, dandotene comunicazione motivata entro il primo mese. L’esercizio è normalmente gratuito; eventuali eccezioni e limiti devono essere motivati secondo il GDPR. In caso di ragionevoli dubbi sull’identità possono essere richiesti elementi proporzionati.
Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente e ricorrere alle tutele giudiziarie. Non è necessario ottenere prima una risposta favorevole dal titolare.
Riferimento: Garante — esercizio dei diritti.
16 · Minori e rappresentanti
La fase di collaudo è destinata a persone maggiorenni. Non inserire dati sanitari di minori, familiari o persone assistite attraverso il normale account di prova.
Un’eventuale funzione per genitori, tutori, amministratori di sostegno o altri rappresentanti richiederà un percorso dedicato, con verifica del titolo, informazione agli interessati e limiti di accesso appropriati. Il semplice possesso dell’account o la conoscenza delle credenziali altrui non attribuiscono un potere di rappresentanza.
17 · Aggiornamenti e nuove finalità
La versione 1.4-2026-10-24, pubblicata il 24 ottobre 2026, aggiorna l’informativa NexLife per la fase di collaudo. Questa revisione coordina il punto 12 con il pannello delle preferenze e con la Cookie Policy 0.4-2026-10-24. Le localizzazioni dei servizi e l’attuazione tecnica della conservazione restano nei termini di verifica esplicitati nei punti precedenti.
Le modifiche rilevanti saranno comunicate con modalità adeguate. Prima di trattare dati per nuove finalità saranno rese le informazioni e raccolte le eventuali dichiarazioni richieste. La pubblicazione di un’informativa aggiornata non equivale al consenso dell’utente a nuovi trattamenti.
L’avvio di servizi per pazienti reali, pagamenti effettivi o nuove funzioni AI richiede un aggiornamento pertinente e le misure applicabili. Il perimetro di questa informativa rimane quello descritto al punto 2.